市直各有关单位：

为了确保国家和社会有保存价值的档案得到安全保管、永久保存和有效利用，更好地为社会提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》的规定，市档案馆将依法接收部分市直进馆机关单位到期档案。现将2017年度接收档案工作的有关事项通知如下：

一、接收单位

2017年度到期档案进馆单位名单详见附件2。

二、接收范围

列入进馆名单的单位应移交2008年（含）之前形成的属于永久、长期(30年)保存的文书、照片、实物及专门业务等各种门类和载体档案，以及与本机关根据职能编写的有助于了解或补充档案内容的出版物、内部刊物及相关档案编研成果等资料。

三、接收程序

1、进馆档案摸底调查。列入进馆名单的单位对照进馆范围，认真填写进馆档案门类、数量、排架长度等内容（详见附件3）。

  2、档案进馆前自查。列入档案馆接收计划的单位，按照档案接收规范要求（附件1）进行自检，合格后向档案馆申请移交档案验收。

3、档案验收交接。档案馆根据档案接收规范对移交的档案资料进行检查，依据目录进行数量清点。档案馆检查合格后填写交接文据，办理交接手续，签字盖章，档案交接文据一式三份，移交单位保存一份、档案馆保存两份。

四、进度安排

为了保证移交工作的有序、均衡开展，请各单位于3月底前完成本单位保管的档案的调查摸底，并报送市档案局保管利用处。4至8月份整理完善各门类档案，编制案卷目录、文件目录和机读目录，撰写全宗介绍和组织沿革。8月份列入进馆名单的所有单位必须完成到期档案移交工作，办理交接手续。档案质量好的单位也可提前安排进馆，各单位具体进馆时间安排详见附件1。

请相关单位接此通知后，本着对单位负责，对历史负责的态度，按计划、按标准做好各项工作，确保按照时间完成移交任务。档案进馆准备过程中的业务问题，请及时与我局业务指导处的相关指导人员联系，我局将安排人员对各进馆单位进行指导。市档案局档案接收工作小组负责做好各有关单位进馆档案的验收、审核等工作。接收工作结束后，我们将对接收工作情况进行通报。

联系电话：保管利用处：80820291，80820292

　　 　　 业务指导处：80820288，80820289

 　　　　 信息技术处：80820296

附件1：镇江市档案馆2017年度档案接收规范

附件2：镇江市档案馆2017年档案接收单位名单

附件3：镇江市档案馆接收档案情况摸底表

 

 　　　  镇 江 市 档 案 局

2017年3月21日

附件1：

 

镇江市档案馆2017年度档案接收规范

 

　  一、各进馆单位应依法移交的档案，必须按照国家和地方档案工作规范要求进行系统整理后向档案馆移交。

　  二、各门类档案整理质量要求

1、文书档案整理质量。以案卷为单位实行立卷归档的，应符合《机关档案工作业务建设规范》（1987年12月4日发布）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）的有关要求整理编目。以件为单位进行整理归档的，应符合《江苏省＜归档文件整理规则＞实施办法》（苏档2003[14]号）的有关要求。所有档案在原整理基础上进行适当的加工整理（保管期限为短期、10年期档案应进行鉴定，对有保存价值的零散材料应进行整理归档）。以“卷”为保管单位的档案，案卷封面各栏目应填写齐全、加贴标签，相应的全宗号、目录号、案卷号由市档案馆提供；以“件”为保管单位档案材料，符合《归档文件整理规则（DA/T 22-2000）》要求，档案盒中各栏目应填写齐全、准确、字迹工整、清晰，不能涂改。

2、科技档案和专门业务档案整理质量。科技档案和专门业务档案整理编目应当符合《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822_2000）和相关业务档案规范。

 　3、会计档案整理质量。会计档案整理编目应当符合《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)的要求。

4、照片档案整理质量。照片档案整理编目应当符合《照片档案管理规范》(GB/Tll821-2002)和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）的要求。

5、电子文件整理质量。电子文件整理编目应当符合《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)、《电子文件归档与管理规范》(GB/Tl8894-2002)的要求。

6、其他载体档案整理质量。磁性载体档案整理编目应当符合《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/Tl5-l995)的要求。各种荣誉奖品、宣传纪念品、证章等不同载体和不同物质形态的实物档案，应当分类按件整理编目。

7、所有组卷或装盒的档案中每卷（盒）后都必须附相应的备考表，备考表内容填写齐全。

三、档案数字化要求

进馆单位2004年后永久、定期（30年）文书档案在进馆前按国家和地方相关标准进行数字化，质量符合《纸质档案数字化技术规范》（DA-T 31-2005)和《镇江市机关文书档案数字化规程》（镇档【2011】7号）的要求，数字化副本随档案一并移交。

四、接收检索工具要求
 　 1、编制全宗卷。进馆单位应编写与移交档案年限对应的组织机构沿革、全宗介绍(纸质一式三份，同时报电子稿）。
　  2、编制纸质目录。进馆单位应当编制与移交档案对应的纸质案卷目录（一式两份）、卷内目录（一份）、归档文件目录（一份）。
   3、编制机读目录。进馆单位应当编制并移交进馆档案的案卷级、文件级机读目录。机读目录数据采集执行《文书档案文件级目录数据库结构和交换格式》（DB32505-2002）和《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB32/T1893-2011）标准，符合《镇江市机关档案数字化规程》的要求。

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2：

市档案馆2017年档案接收单位名单

1、2017年进馆单位名单

 

 

 

附件3：

市档案馆接收档案情况摸底表

单位名称：　　 　　  联系人：　　　 电话：

注：1、不同门类及同一门类不同保管期限档案应分栏填写；

2、数量“件”仅用于实物档案和按归档文件整理规则整理的文书档案。